Integracja Bitrix24 z Fakturownia.pl – automatyzacja billingu i faktur cyklicznych
Wdrożyliśmy zaawansowany system automatycznego fakturowania bezpośrednio z poziomu CRM. Rozwiązanie eliminuje ręczne przepisywanie danych kontrahentów i produktów. Posiada autonomiczny silnik subskrypcyjny, który sam wylicza terminy kolejnych płatności na podstawie daty podpisania umowy oraz roboty odpytujące o statusy wpłat w tle.
Zobacz szczegóły techniczne i proces działania:
Koszt i ryzyko braku automatyzacji procesów księgowych
Ręczne przepisywanie danych i brak komunikacji między CRM a programem do fakturowania generuje trzy główne problemy w codziennej pracy zespołu handlowego:
Zjawisko Double-Data Entry
Handlowcy po zamknięciu transakcji w Bitrix24 muszą ręcznie logować się do Fakturowni i przepisywać dane kontrahenta, numery NIP oraz pozycje towarowe. Generuje to pomyłki w kwotach i opóźnia wysyłkę dokumentów do klienta.
Weryfikacja płatności „na piechotę”
Rozliczanie faktur proforma wymaga stałego sprawdzania wyciągów bankowych lub ręcznego monitorowania statusów w Fakturowni. System CRM nie wie w czasie rzeczywistym, czy dokument został opłacony, co blokuje start realizacji zamówienia.
Konta dla całego zespołu
Aby handlowcy mogli samodzielnie wystawiać proformy, korygować błędy lub sprawdzać statusy dokumentów, firma musi kupować osobne licencje dostępowe do programu księgowego dla każdego pracownika, zamiast skupić operacje w jednym CRM.
Na smartfonie możesz swobodnie przesuwać i powiększać obrazek gestami, aby przyjrzeć się polom systemu.
Jak działa cyfrowy most między Bitrix24 a Fakturownia.pl?
Zobacz, jak dane wprowadzone w CRM zamieniają się w ułamku sekundy w pełnoprawną fakturę w zewnętrznym systemie księgowym. Bez przepisywania, bez pomyłek.
Serce automatyzacji, czyli inteligentny łącznik systemów
Zanim przejdziemy do kroków, które wykonuje pracownik, zajrzyjmy za kulisy. To, co widzisz obok, to sekwencja skoordynowanych automatyzacji w Bitrix24 powiązana ze specjalnie napisanym pod ten projekt programem.
- Sygnał (Webhook): Gdy pracownik przeciągnie klienta do kolumny "Fakturowanie", Bitrix24 wysyła natychmiastowy sygnał (tzw. webhook) do naszego programu.
- Bezpieczne połączenie API: Nasz program odbiera ten sygnał, błyskawicznie przetwarza dane transakcji i za pomocą bezpiecznego protokołu API przesyła je bezpośrednio do Fakturowni. Cała operacja dzieje się w tle, bez udziału człowieka.
Ścieżka dokumentu wewnątrz systemu Bitrix24
Oto co dzieje się w karcie klienta: od wpisania danych przez pracownika, aż po automatyczne wygenerowanie podglądu faktury.
Automatyczny link, czyli wszystko w jednym miejscu
Gdy tylko nasz dedykowany program skończy generować fakturę w systemie księgowym, przekazuje sygnał zwrotny i zostawia bezpieczny ślad bezpośrednio w CRM.
Finał procesu: Faktura gotowa do opłacenia
Oto jak wygląda dokument wygenerowany bezpośrednio w Fakturownia.pl. Wszystko zadziało się automatycznie poprzez integrację API, bez udziału ludzkich rąk:
- Bezbłędne wyliczenia: Program precyzyjnie pobrał z CRM kwotę 720 zł netto, sam dobrał stawkę podatku VAT i wystawił oficjalny dokument na kwotę 885,60 zł brutto. Zero pomyłek w cyfrach czy danych firmy.
- Szybszy przelew od klienta: Wygenerowana faktura Proforma posiada wbudowany, automatyczny przycisk szybkich płatności online. Klient klika, płaci od ręki, a pieniądze błyskawicznie lądują na Twoim koncie.
Co ta integracja zmienia w codziennej pracy?
Koniec z przepisywaniem danych
Pracownik wypełnia w CRM wymagane dane, a nasza aplikacja generuje fakturę, bez ręcznego przeklejania nazw, adresów czy kwot do Fakturowni.
Automatyczna kontrola wpłat
Skrypt w tle (Cron Job) co godzinę sam sprawdza statusy płatności w Fakturowni. Gdy klient opłaci dokument, status zamówienia w Bitrix24 zmienia się automatycznie. Zespół od razu wie, że można ruszać z realizacją.
Oszczędność na licencjach
Cały proces sprzedaży i fakturowania zamyka się wewnątrz Bitrix24. Managerowie i handlowcy nie muszą logować się do drugiego programu, dzięki czemu firma nie płaci za dodatkowe konta użytkowników w Fakturowni.
Mówiąc najprościej: zamieniliśmy powtarzalne, nudne klikanie dokumentów w proces, który dzieje się sam w tle. Zespół ma święty spokój, a Ty pełną kontrolę nad finansami.
Często zadawane pytania o integrację
Dowiedz się więcej o technicznych i praktycznych aspektach połączenia Bitrix24 z Fakturownią.
Nie. To jedna z największych zalet tej integracji. Cała komunikacja odbywa się za pomocą jednego, głównego klucza API administratora. Handlowcy generują proformy i faktury bezpośrednio z poziomu Bitrix24, dzięki czemu firma oszczędza na licencjach dla kolejnych użytkowników w systemie księgowym.
Za ten proces odpowiada bezpieczny skrypt cykliczny (Cron Job) uruchamiany na serwerze dokładnie co 60 minut. Skrypt pobiera z Bitrix24 listę dokumentów oczekujących na wpłatę, odpytuje API Fakturowni o ich status, a w przypadku wykrycia płatności – natychmiast aktualizuje status dealu w CRM i uruchamia procedurę wystawiania faktury końcowej.
Tak. W momencie, gdy system odnotuje opłacenie faktury proforma, automatycznie generowana jest faktura końcowa VAT. Następnie Bitrix24 (lub Fakturownia, zależnie od preferencji) wysyła gotowy dokument PDF prosto na adres e-mail przypisany do karty klienta w CRM, całkowicie bez udziału człowieka.
Integracja posiada wbudowane mechanizmy walidacji danych przed ich wysłaniem przez API. Jeśli system wykryje niekompletne dane lub błędny format NIP, nie dopuści do wystawienia błędnego dokumentu. Zamiast tego handlowiec otrzyma natychmiastowe powiadomienie w Bitrix24 z informacją, które pole należy poprawić.
DANE FIRMY
Właścicielem serwisu jest Bitx Sp. z o.o.
NIP: 7831948165
REGON: 544014328
KRS: 0001224675
-
Jesteśmy oficjalnym Partnerem Bitrix24
.