Koniec z drukowaniem regulaminów. Oto automatyczne potwierdzenia w Bitrix24
Rozwiązaliśmy problem wiecznego biegania za pracownikami, żeby podpisali nową procedurę lub instrukcję BHP. Stworzyliśmy prosty program wewnątrz Bitrix24, który robi to sam. Manager wrzuca plik, wybiera ludzi, a system automatycznie zbiera od nich cyfrowe potwierdzenia i tworzy gotową listę.
Zobacz, jak to działaZ jakimi problemami mierzyli się managerowie?
Zanim wprowadziliśmy automatyczne potwierdzenia w Bitrix24, wysyłanie ważnych dokumentów pracownikom było męczące i mało skuteczne. Oto 3 najważniejsze powody, przez które uciekał czas:
Zasypane maile i ciągłe przypominanie
Wysyłanie regulaminów w załącznikach maili tworzyło straszny bałagan. Pracownicy zapominali odpisać, a kadry musiały ręcznie pisać do każdego z osobna i prosić o potwierdzenie odebrania wiadomości.
Brak jasnego potwierdzenia
Samo wysłanie maila to za mało. W razie jakiejkolwiek kontroli czy nieporozumienia z pracownikiem, firma nie miała twardego dowodu na to, że dana osoba naprawdę otworzyła i przeczytała na przykład instrukcję BHP.
Ręczne spisywanie wszystkiego w Excelu
Żeby sprawdzić, kto już podpisał dokument, trzeba było ręcznie przeglądać odpowiedzi i przepisywać nazwiska do tabelki w Excelu. Zajmowało to mnóstwo czasu i łatwo było o pomyłkę.
Jak działa nasz mechanizm automatyzacji?
Zastąpiliśmy chaos e-mailowy i papierowy przejrzystym, cyfrowym procesem, który samodzielnie pilnuje terminów i zbiera podpisy pracowników.
Wypełnienie formularza i inicjacja obiegu
Uruchomienie procesu zapoznania rozpoczyna się od uzupełnienia parametrów dedykowanego formularza w systemie Bitrix24. Odpowiedzialny przełożony określa kluczowe ramy dokumentu:
- Nazwa: Wprowadzenie jasnego tytułu procesu (np. Wdrożenie nowego Regulaminu Pracy).
- Adresowanie (Dwa sposoby): Wskazanie pojedynczych pracowników za pomocą pola Odbiorcy dokumentu LUB masowe przypisanie całych struktur organizacyjnych poprzez Wybierz dział firmy.
- Dokumenty: Wgranie właściwego pliku (np. w formacie PDF lub DOCX).
- Komentarz: Treść wiadomości lub dodatkowe instrukcje widoczne dla pracowników.
- Kategoria dokumentu: Przypisanie typu pisma z listy (Procedura, Instrukcja, Zarządzenie lub Polityka bezpieczeństwa).
Uruchomienie zadania i akceptacja dokumentu
Pracownik zarządza procesem zapoznania bezpośrednio ze swojego panelu Workflow w Bitrix24. Całość sprowadza się do dwóch prostych akcji.
Pracownik uruchamia swoje zadanie
Na liście aktywnych obiegów (Workflow) pracownik odnajduje dedykowany proces i klika niebieski przycisk Start, aby przejść do szczegółów.
Przegląd dokumentu i potwierdzenie
System otwiera pełny formularz. Pracownik zapoznaje się z załączonym plikiem PDF oraz komentarzem, a następnie klika zielony przycisk POTWIERDZAM.
Pracownik klika „Potwierdzam” i gotowe
Dla samego pracownika to sekunda roboty. Otwiera workflow, czyta załączony dokument PDF, a na koniec klika jeden zielony przycisk „Potwierdzam” na dole ekranu.
W tym momencie system automatycznie zamyka jego zadanie i chowa je do historii. Nie trzeba nigdzie dzwonić ani pisać maili, że sprawa została załatwiona.
Imię, nazwisko oraz dokładna data i godzina kliknięcia od razu trafiają na gotową listę. Kadry w każdej chwili mogą tę listę pobrać i od razu widzą, kto podpisał regulamin, a kto jeszcze nie.
Dlaczego warto spiąć ten proces bezpośrednio w Bitrix24?
Duże organizacje rzadko narzekają na brak procedur – najczęściej problemem jest ludzki opór, chaos w powiadomieniach i brak jednoznacznego dowodu, że pracownik faktycznie zapoznał się z dokumentem. Oto co zmienia przeniesienie tego procesu do Bitrix24:
Jak to wygląda w większości firm?
- ❌ Wieczne tłumaczenia: Klasyczne „ja tego nie dostałem”, „mnie nie było”, „mail wpadł do spamu” albo „nie zauważyłem powiadomienia w innej aplikacji”.
- ❌ Rozproszone systemy: Wysyłanie dokumentów osobnym programem, sprawdzanie statusów w kolejnym, a potem ręczne przepisywanie wszystkiego do Excela.
- ❌ Trudne do udowodnienia: Samo wysłanie maila z załącznikiem o niczym nie świadczy. W razie problemów trudno dowieść, czy pracownik w ogóle tam kliknął.
Jak to działa z naszym modułem w Bitrix24?
- ✅ Koniec z wykręcaniem się: System wymaga otwarcia pliku PDF i kliknięcia akceptacji. Jeśli pracownik to zrobił, sprawa jest zamknięta. Nie ma już mówienia, że „on o tym nie wiedział”.
- ✅ Wszystko w jednym narzędziu: Skoro i tak pracujecie na zadaniach i projektach w Bitrix24, ten proces staje się naturalną częścią dnia. Bez wdrażania kolejnych, zewnętrznych apek.
- ✅ Niewymuszony porządek: Imiona, nazwiska, działy oraz dokładne godziny akceptacji zbierają się same w tle. Kadry mają czстый dowód czarno na białym w jednym miejscu.
Wykorzystaj potencjał Bitrix24 w swojej firmie
Skoro masz już wdrożonego Bitrix24 (lub planujesz jego zakup), nie musisz ograniczać się tylko do podstawowych zadań czy CRM. Ten system pozwala na automatyzację niemal każdego uciążliwego procesu – od obiegów dokumentów, przez wnioski urlopowe, aż po zaawansowane procedury HR. Opowiedz nam, co w tym momencie zajmuje Wam najwięcej czasu, a my rzetelnie podpowiemy, jak ułożyć to wewnątrz Twojego Bitrix24.
Często zadawane pytania
Kilka prostych odpowiedzi na to, jak automatyzacja obiegu dokumentów działa w praktyce.
Czy taki proces wymaga dodatkowych płatnych narzędzi w Bitrix24?
Nie. Całość konfigurujemy w oparciu o standardowe automatyzacje i procesy biznesowe (tzw. Workflow), które są już wbudowane w wyższe plany Bitrix24 (Professional oraz Enterprise). Nie musisz dokupywać żadnych zewnętrznych wtyczek.
Jak pracownik potwierdza, że zapoznał się z dokumentem?
Pracownik dostaje powiadomienie w systemie z załączonym plikiem. Po jego otwarciu klika jeden przycisk potwierdzenia. Wszystko dzieje się wewnątrz Bitrix24, zajmuje kilka sekund i eliminuje potrzebę drukowania jakichkolwiek papierów.
Czy manager widzi, kto jeszcze nie kliknął potwierdzenia?
Tak. W systemie generuje się przejrzysta lista z podziałem na statusy: Zaakceptowano (wraz z dokładną datą i godziną) oraz Oczekuje na akcję. Dział kadr widzi stan wdrożenia nowej procedury czarno na białym.
Czy system może sam wysyłać przypomnienia do spóźnialskich?
Jasne, po to właśnie jest automatyzacja. Możemy ustawić cykliczne przypomnienia na czacie Bitrix24, które system będzie sam wysyłał (np. co 48 godzin) do osób, które wciąż mają status „Oczekuje na akcję”. Robot pamięta o tym za Ciebie.
DANE FIRMY
Właścicielem serwisu jest Bitx Sp. z o.o.
NIP: 7831948165
REGON: 544014328
KRS: 0001224675
-
Jesteśmy oficjalnym Partnerem Bitrix24
.