Automatyzacja procesów i obsługi tysięcy kurierów
Wdrożyliśmy zaawansowany ekosystem CRM, który automatyzuje obieg danych między 12 platformami kurierskimi. System samodzielnie przetwarza informacje o rozliczeniach, tworzy Leady i zarządza komunikacją VoIP, eliminując błędy ludzkie i skracając czas decyzji operacyjnych o 30%.
Zobacz, jak to działa w praktyce:
Problemy, które hamowały rozwój operacyjny
Przy 7 oddziałach i tysiącach kurierów dotychczasowe metody pracy przestały zdawać egzamin. Musieliśmy wyeliminować krytyczne wąskie gardła:
Bałagan w bazie
Każdy oddział posiadał własne zestawienia. Dane kurierów dublowały się w systemach, a odnalezienie konkretnej informacji o rozliczeniach zajmowało zbyt wiele czasu.
Rozproszony przekaz
Instrukcje operacyjne były przesyłane wieloma kanałami (mail, SMS). Brakowało centralnego rejestru, który dawałby pewność, że każdy kurier odebrał wytyczne na czas.
Ręczne rozliczanie
Manualne wprowadzanie danych z 12 platform generowało pomyłki w dokumentacji. Przy tej skali działalności błędy ludzkie przekładały się na realne straty finansowe.
Zbyt ciasna chmura
Standardowe rozwiązanie chmurowe Bitrix24 ograniczało możliwości integracji przez API. Aby stworzyć dedykowane narzędzia, konieczna była migracja na własny serwer.
Jak poukładaliśmy procesy w Bitrix24
Skupiliśmy się na wyeliminowaniu chaosu informacyjnego i powtarzalnych czynności. Zbudowaliśmy strukturę, która wspiera codzienną pracę 7 oddziałów.
Automatyzacja obiegu zadań
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy całą strukturę obsługi zleceń od zera. Zamiast rozproszonych informacji, stworzyliśmy czytelny układ etapów, przez które przechodzi każde zadanie. Dzięki temu cały obieg dokumentów stał się przewidywalny – system pilnuje, aby kluczowe dane były uzupełnione na każdym kroku.
Konfiguracja drzewa połączeń (IVR)
Uporządkowaliśmy ruch telefoniczny za pomocą menu wyboru. Dzwoniący jest kierowany bezpośrednio do konkretnej grupy (np. Rozliczenia czy Rekrutacja). Dzięki temu rozmowy trafiają od razu do kompetentnych osób, eliminując potrzebę ręcznego przełączania połączeń między oddziałami.
Podział na oddziały i regiony
Zarządzanie wieloma oddziałami wymagało jasnego podziału. Każdy region otrzymał dedykowaną, bezpieczną grupę roboczą. Pracownicy mają tam dostęp do swoich dokumentów, a zarząd może w każdej chwili sprawdzić postępy w konkretnym mieście, zachowując pełną anonimowość i porządek w danych.
Centralny punkt informacyjny
Wdrożyliśmy tablicę aktualności, aby uniknąć gubienia ważnych komunikatów. Informacje o nowych procedurach trafiają w jedno miejsce, gdzie każdy pracownik może je odczytać. To znacznie uprościło komunikację wewnątrz dużego, rozproszonego zespołu, budując spójną kulturę informacyjną.
Konkretne efekty wdrożenia
Większa wydajność biura: Zintegrowaliśmy Bitrix24 z platformą spedycyjną i telefonią VoIP, co skróciło czas procesowania danych i pozwoliło na sprawniejszą obsługę setek pracowników jednocześnie.
Porządek w danych: System CRM pozwala teraz na efektywne zarządzanie ogromną bazą danych kurierów. Wyeliminowaliśmy chaos i błędy przy obiegu informacji, które wcześniej spowalniały pracę.
Co realnie zyskała firma?
- Usprawniona komunikacja: Zautomatyzowaliśmy przepływ informacji nie tylko wewnątrz biura, ale i w kontakcie zewnętrznym. Wszystko jest teraz spójne i trafia do właściwych osób bez opóźnień.
- Skala działania: Wdrożone przez nas rozwiązania pozwoliły firmie zarządzać 7 oddziałami tak łatwo, jakby pracowały w jednym pokoju. Zarząd ma pełną kontrolę nad jakością usług w całej Polsce.
- Standard premium: Dzięki uporządkowaniu procesów, firma mogła znacząco podnieść jakość obsługi swoich pracowników, co bezpośrednio przekłada się na mniejszą rotację i lepsze wyniki.
"Jesteśmy niezwykle zadowoleni z wdrożenia systemu Bitrix24 przez Bitx. Proces został przeprowadzony sprawnie i profesjonalnie, a efekty przerosły nasze oczekiwania. Dzięki automatyzacji znacznie usprawniliśmy komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Integracja z telefonią VoIP oraz platformą spedycyjną umożliwiła nam lepszą organizację pracy. Rekomendujemy Bitx jako rzetelnego partnera wdrożeniowego."— Prezes zarządu grupy logistycznej
DANE FIRMY
Właścicielem serwisu Bitx jest firma Homesoft
-
Jesteśmy oficjalnym Partnerem Bitrix24
.