Od Leada do montażu: Studium przypadku automatyzacji procesów w branży OZE
Zobacz, jak wdrożyliśmy zaawansowany ekosystem Bitrix24 dla firmy fotowoltaicznej. Uporządkowaliśmy obieg setek zapytań, zintegrowaliśmy telefonię VoIP i stworzyliśmy cyfrowy nadzór nad etapami realizacji, eliminując błędy w dokumentacji i komunikacji.
Analiza wdrożenia krok po kroku:
Gdzie uciekał czas i potencjalni klienci?
Analiza przedwdrożeniowa wykazała krytyczne wąskie gardła w sprzedaży i realizacji. Przy dużej ilości zapytań o fotowoltaikę, firma mierzyła się z 4 głównymi wyzwaniami:
Rozproszone źródła leadów
Zapytania od klientów spływały z różnych kanałów (WWW, telefon, maile). Brak jednego miejsca zapisu powodował, że handlowcy gubili się w tym, kto jest na jakim etapie, a część leadów zostawała bez odpowiedzi.
Utracone połączenia VoIP
Bez integracji telefonii z CRM, połączenia od potencjalnych klientów nie były rejestrowane. Pracownicy nie wiedzieli, kto dzwonił wczoraj, a historia ustaleń z audytów technicznych istniała tylko w głowach handlowców.
Niewydolny lejek sprzedaży
Proces od "podpisu umowy" do "montażu" był nietransparentny. Zarząd nie miał podglądu w czasie rzeczywistym, ile instalacji jest aktualnie w realizacji, co utrudniało planowanie pracy ekip montażowych.
Ręczny obieg dokumentów
Umowy i protokoły z audytów krążyły w formie papierowej lub załączników e-mail. Powodowało to opóźnienia w przekazywaniu informacji do działu technicznego i ryzyko pomyłek w projektach instalacji.
Jak Bitrix24 usprawnił pracę w firmie?
Zaprojektowaliśmy proces, który automatycznie prowadzi klienta od pierwszego kontaktu telefonicznego, aż po finalny montaż instalacji.
Integracja z telefonią VoIP
Każde połączenie przychodzące jest teraz automatycznie identyfikowane. Jeśli klient dzwoni po raz pierwszy, system natychmiast tworzy Leada. Jeśli to stały klient – handlowiec widzi jego historię jeszcze przed podniesieniem słuchawki.
Automatyzacja lejka sprzedaży
Stworzyliśmy dedykowane statusy, które odzwierciedlają realny proces w branży OZE. System sam pilnuje kluczowych etapów:
- Automatyczne zadania po audycie technicznym
- Powiadomienia SMS dla klienta o terminie montażu
- Generowanie dokumentacji do OSD
- Monitoring płatności i rozliczeń dotacji
Centralizacja danych i dokumentów
Wszystkie protokoły, zdjęcia z obiektów i umowy trafiają do jednego bezpiecznego repozytorium w CRM. Dział techniczny i ekipy montażowe mają dostęp do danych w aplikacji mobilnej, co wyeliminowało błędy na linii biuro-teren.
Efekty automatyzacji BitX
Rejestracji kontaktu: Dzięki integracji VoIP każde połączenie i ustalenie telefoniczne są zapisane w CRM. Firma przestała tracić leady, które wcześniej umykały przez nieodebrane połączenia.
Kontrola montaży: Zarząd zyskał wgląd w setki realizowanych projektów w czasie rzeczywistym. Wyeliminowano chaos w planowaniu ekip i opóźnienia w dokumentacji.
Wygoda codziennej pracy
-
Praca w terenie: Ekipy montażowe korzystają z aplikacji. Zdjęcia i protokoły trafiają do systemu natychmiast, bez konieczności dowożenia dokumentów do biura.
-
Automatyczna komunikacja: Klient jest informowany o statusie (umowa, montaż, dotacja) przez SMS/e-mail, co odciąża dział obsługi klienta.
-
Bezpieczeństwo danych: Wszystkie zgody i dokumenty OSD są przechowywane w jednym miejscu, uporządkowane według numeru klienta i projektu.
Projektując ten moduł, postawiliśmy na jeden cel: koniec z rozproszeniem danych. Rozbudowaliśmy standardowego Bitrixa tak, aby nasi klienci mogli kontrolować cały proces – od pierwszego połączenia po końcowy protokół montażu – bez wychodzenia z jednego systemu.
DANE FIRMY
Właścicielem serwisu Bitx jest firma Homesoft
-
Jesteśmy oficjalnym Partnerem Bitrix24
.