Proces obsługi przychodzących wiadomości z Allegro
Wdrożyliśmy mechanizm, który automatycznie obrabia powiadomienia e-mail z Allegro. System wyciąga z nich dane o zakupach i wpłatach, a następnie tworzy Leady lub dopisuje informacje do istniejących rekordów w Twoim CRM. Dzięki temu dane z maili są od razu pod ręką.
Zobacz, jak to działa w praktyce:
Gdzie uciekał czas i pieniądze?
Zanim wprowadziliśmy automatyzację, większość pracy opierała się na ręcznym klikaniu. Wyłapaliśmy 4 główne problemy, które najbardziej spowalniały zespół:
Ręczne czytanie maili
Pracownicy musieli otwierać każdy e-mail z osobna i przepisywać dane do CRM. To setki powtarzalnych ruchów dziennie, które nikomu nie dawały realnej wartości.
Pomyłki przy przepisywaniu
Przy dużej ilości zamówień łatwo o błąd w numerze czy kwocie. Każda taka pomyłka oznaczała później długie minuty szukania, o kogo właściwie chodziło.
Wiadomości ginące w tłumie
Pytania od klientów mieszały się ze zwykłymi powiadomieniami o wpłatach. Przez ten bałagan łatwo było przeoczyć ważny spór i pogorszyć statystyki Allegro.
Brak połączenia
CRM i Allegro w ogóle ze sobą nie rozmawiały. Dane z jednego miejsca trzeba było ręcznie przenosić do drugiego, bo nie było między nimi żadnego wspólnego mostu.
Jak działa nasz mechanizm automatyzacji?
Zastąpiliśmy ręczną pracę inteligentnym algorytmem, który pilnuje każdego powiadomienia i błyskawicznie układa dane w Bitrix24.
Przechwytywanie w czasie rzeczywistym
Nasz system jest bezpośrednio podpięty pod kanał powiadomień. Nie czekamy na odświeżenie skrzynki – w momencie, gdy klient wykonuje akcję na Allegro, algorytm BitX już przetwarza te dane.
Analiza i segregacja danych
Silnik analizuje treść wiadomości i rozpoznaje intencję klienta. Rozróżniamy 6 kluczowych ścieżek, dzięki czemu informacje trafiają do właściwych działów w CRM:
- Automatyczne potwierdzenia wpłat
- Nowe zapytania o produkty
- Reklamacje i otwarte dyskusje
- Formularze wyboru dostawy
Aktualizacja bazy Bitrix24
Dane (nick, numer oferty, kwota) są natychmiast zapisywane w CRM. System sam zakłada Leada lub dopisuje notatkę do historii klienta, budując kompletną bazę wiedzy bez udziału człowieka.
Efekty automatyzacji BitX
Czas reakcji: Informacja o nowym zdarzeniu trafia do CRM niemal w tej samej sekundzie. Zespół nie traci czasu na sprawdzanie skrzynki – praca zaczyna się od razu w Bitrix24.
Poprawność danych: Automat się nie myli. Nick klienta, numer aukcji i kwoty są zawsze przepisane bezbłędnie, co eliminuje potrzebę ręcznych poprawek w bazie.
Wygoda codziennej pracy
-
Odzyskany czas: Wyeliminowaliśmy najbardziej żmudny etap pracy. Zespół może skupić się na finalizacji sprzedaży zamiast na kopiowaniu danych.
-
Pełna przejrzystość: Wszystkie dane z Allegro są widoczne bezpośrednio w Leadzie lub Dealu. To brakujący most między sklepem a Twoim systemem zarządzania.
-
Standard obsługi: Szybka informacja zwrotna do klienta buduje profesjonalny wizerunek firmy i zwiększa szanse na pozytywne oceny na Allegro.
Głównym celem tego wdrożenia było odciążenie ludzi od pracy, którą lepiej wykonuje algorytm. Dzięki temu proces obsługi Allegro w Bitrix24 stał się przewidywalny, czysty i odporny na błędy ludzkie.
DANE FIRMY
Właścicielem serwisu Bitx jest firma Homesoft
-
Jesteśmy oficjalnym Partnerem Bitrix24
.