Automatyczne szyfrowanie umów i ochrona danych w Bitrix24
Wdrożyliśmy zaawansowany moduł do bezpiecznej archiwizacji dokumentacji kredytowej. System automatycznie pakuje pliki do chronionych hasłem archiwów ZIP, eliminując ryzyko wycieku danych podczas przesyłania dokumentów do klientów zewnętrznych.
Zobacz szczegóły wdrożenia:
Wyzwania w obiegu dokumentacji niejawnej
Zanim wprowadziliśmy dedykowane rozwiązanie BitX, proces zabezpieczania umów i dokumentacji finansowej generował 4 główne bariery:
Ryzyko naruszenia RODO
Przesyłanie umów w otwartych plikach PDF/DOCX narażało firmę na wyciek danych osobowych w przypadku pomyłki w adresie e-mail odbiorcy.
Uciążliwe pakowanie plików
Każdy zestaw dokumentów musiał być ręcznie pakowany zewnętrznym programem. Przy dużej skali operacji powodowało to ogromne przestoje w pracy zespołu.
Brak standardu haseł
Pracownicy sami wymyślali hasła do plików, co prowadziło do stosowania zbyt prostych kodów, niezapewniających realnej ochrony danych.
Błędy w archiwizacji
Zaszyfrowane archiwa często nie trafiały z powrotem do CRM, przez co w razie kontroli lub reklamacji trudno było odnaleźć wersję wysłaną do klienta.
Jak działa moduł bezpiecznego szyfrowania?
Zastąpiliśmy ryzykowne, ręczne pakowanie dokumentów inteligentnym modułem, który w ułamku sekundy zabezpiecza dane finansowe Twoich klientów.
Wybór dokumentacji
Pracownik wgrywa pliki (umowy, aneksy, wnioski) do dedykowanego pola w karcie Dealu. System akceptuje wiele formatów jednocześnie, przygotowując je do natychmiastowej obróbki.
Automatyczne hasłowanie i ZIP
Po kliknięciu przycisku "Zaszyfruj", algorytm BitX wykonuje serię operacji, które gwarantują poufność dokumentów przed ich wysłaniem:
- Generowanie 8-znakowego hasła (znaki + cyfry)
- Kompresja plików do bezpiecznego formatu ZIP
- Szyfrowanie zawartości unikalnym kluczem
- Automatyczny zapis hasła w rubryce Bitrix24
Gotowy plik do wysyłki
Zaszyfrowane archiwum pojawia się w polu „Zaszyfrowane pliki”. Pracownik może teraz bezpiecznie wysłać dokumenty e-mailem, mając pewność, że tylko osoba znająca wygenerowane hasło uzyska do nich dostęp.
Efekty wdrożenia modułu BitX
Bezpieczeństwo danych: Każdy plik wychodzący z systemu jest automatycznie szyfrowany. Wyeliminowaliśmy ryzyko udostępnienia danych osobowych osobom niepowołanym, dbając o pełną zgodność z RODO.
Automatyzacja procesu: Zastąpiliśmy ręczne ustawianie haseł i pakowanie archiwów jednym kliknięciem. Algorytm w sekundę wykonuje pracę, która wcześniej zajmowała pracownikowi cenne minuty.
Wygoda i standard pracy
-
Silne szyfrowanie: Automatycznie generowane, 8-znakowe hasła (małe, wielkie litery oraz cyfry) gwarantują najwyższy standard ochrony plików ZIP.
-
Porządek w archiwizacji: Hasło oraz gotowy, zaszyfrowany plik są trwale przypisane do konkretnego Dealu. Koniec z szukaniem haseł na żółtych karteczkach czy w e-mailach.
-
Profesjonalny wizerunek: Twoi klienci otrzymują dokumentację zabezpieczoną w sposób profesjonalny, co buduje zaufanie do instytucji dbającej o ich prywatność.
Głównym celem modułu BitX było wyeliminowanie ryzyka błędu ludzkiego przy zabezpieczaniu danych. Dzięki automatyzacji szyfrowania, obieg dokumentów w Bitrix24 stał się szczelny, szybki i w pełni bezpieczny.
DANE FIRMY
Właścicielem serwisu Bitx jest firma Homesoft
-
Jesteśmy oficjalnym Partnerem Bitrix24
.